CVthèque : 3 étapes pour la mettre en place dans votre entreprise

Lorsque les CVs sont stockés à différents endroits, il se peut qu’ils n’attirent pas l’attention du recruteur. Certains CVs peuvent même passer totalement inaperçus. Cela nuit donc à l’efficacité du processus d’embauche.

De plus, les CVs reçus peuvent avoir des formats différents et l’analyse de chaque document est difficile à réaliser manuellement.

Les entreprises ont besoin d’une solution à long terme pour justifier leurs besoins croissants. Les feuilles de calcul nécessitent beaucoup de travail de saisie manuelle. Ils sont sujets à des erreurs et sont même incompatibles avec d’autres outils RH. Laissez donc vos tableaux de suivi Excel dans le passé !

Le mise en place d’une CVthèque permet de créer un profil cohérent ou un CV standardisé pour chaque candidature reçue. Un profil distinct est créé pour chaque candidat qui postule auprès de l’entreprise et est stocké dans une base de données commune de candidats. Les recruteurs peuvent facilement interroger l’ATS et obtenir le profil du candidat le mieux adapté en quelques secondes.

Le logiciel peut analyser et rechercher des CVs en fonction de critères définis par les recruteurs et filtrer uniquement les meilleurs candidats pour un poste.

La création d’une CVthèque via notre logiciel ATS peut également aider à comparer et à évaluer les CVs en fonction de leur contenu et de leur pertinence pour le poste. Cela rend les processus de recrutement beaucoup plus faciles et rapides.

Notre logiciel de recrutement Ernest inclut la fonctionnalité de CVthèque interne. Ainsi, vous pouvez centraliser en quelques clics tous les profils candidats qui vous semblent intéressants. Pour importer un CV dans la CVthèque Ernest, plusieurs options s’offrent à vous : soit par fichiers PDF ou Word, par le site carrière ou par l’extension navigateur Ernest Sourcing !

Pour mettre en place une CVthèque efficace et exploitable sur le long terme, voici quelques étapes à respecter.

Sélectionner les bons profils

Soyez sélectif sur les profils que vous ajoutez à votre vivier. Il est important de qualifier vos profils candidats avant de les intégrer à votre logiciel CVthèque. Pour que votre vivier soit pertinent, vous pouvez mettre en place des critères précis pour qualifier vos candidats. Généralement, sur une CVthèque, les informations des candidats sont classées selon plusieurs critères comme :

• L’identité et les coordonnées ;
• Le parcours scolaire ;
• Le parcours professionnel ;
• La source du profil (sourcing, cooptation, candidature spontanée….) ;
• Précédents échanges : le candidat a-t-il déjà postulé dans l’entreprise ?

Une bonne base de données de candidats aide les recruteurs à choisir ceux qui correspondent le mieux et à avoir un aperçu de la carrière des candidats en un seul clic.

Organiser la CVthèque

Pour trouver facilement et rapidement le profil qui correspond à une demande, il faut vous organiser !

Grâce à la CVthèque d’Ernest, trier et classer votre vivier devient un jeu d’enfant ! Vous pouvez ainsi vous organiser par mots clés grâce à un système de “tags” (étiquettes).

Vous pourrez ainsi vous y retrouver plus facilement lorsque vous recherchez un profil spécifique.

Plus votre vivier sera organisé, plus il sera facile de trouver les talents les plus pertinents pour vos postes grâce à notre moteur de recherche.

Lors de l’insertion d’une nouvelle fiche de poste, les candidats qui « matchent » sont automatiquement remontés grâce à notre algorithme Ernest Matching. D’où l’importance d’organiser votre CVthèque.

Pour garder à jour votre CVthèque, pensez à faire du tri de temps en temps. Supprimez les données des profils qui ne vous intéressent plus. Choisir Ernest, c’est également s’offrir une CVthèque conforme aux normes RGPD.

Entretenir le contact avec votre vivier de talents

Maintenant que vos viviers de talents sont constitués, il faut les faire vivre. Notre outil de gestion des CVs vous permet de communiquer avec vos talents afin de maintenir leur intérêt. L’idée est d’instaurer une véritable relation de confiance entre votre entreprise et vos candidats.

Vous pouvez par exemple paramétrer des campagnes d’e-mailing avec l’envoi d’une newsletter, d’une campagne SMS… Vous pouvez également appeler certains candidats dont le profil vous intéresse pour échanger sur vos opportunités de vive voix.

N’hésitez pas à partager les points forts de votre entreprise comme la participation à un webinar, un salon…en envoyant à votre vivier de candidats des invitations VIP par exemple.

Il s’agit de travailler votre marque employeur afin de donner envie au candidat de vous rejoindre dans un futur proche.

Une CVthèque en ligne interne est donc un atout essentiel pour votre entreprise. Grâce à la mise en place d’un outil de gestion des CVs, vous pouvez :

Présélectionner des candidats
La présélection est cruciale pour sélectionner les bons candidats avant de procéder au cycle d’entretiens. Un ATS comme Ernest évalue les profils des candidats en fonction de leurs compétences, de leur formation et de leur expérience, ce qui permet de classer et d’organiser vos candidats dans leurs catégories respectives. Cela évite toute confusion, vous ne traitez ainsi que les CVs des talents pertinents.

Réduire le temps d’embauche
Avec une base de données de CVs et un vivier de talents, trouvez en un clic le bon ensemble de candidats pour votre offre. Grâce au système de notes partagées, mettez au courant tous les acteurs du recrutement à chaque fois qu’il y a une mise à jour dans le processus. Notre ATS intègre un puissant moteur de recherche qui permet de rechercher via un panel de critères dans toute la CVthèque. Gain de temps assuré !

Gérer un volume considérable de CV
Que vous receviez mille candidatures pour une seule offre d’emploi ou une centaine de candidatures pour chaque offre d’emploi, notre système de gestion des CV vous permet de vous organiser facilement et rapidement. Vous disposez ainsi d’une base de données de CV sécurisée, centralisée et collaborative.